RD 1007/2023 Schritt für Schritt erklärt für Freiberufler und KMU: Was es vorschreibt und ab wann

Wenn Sie als Freiberufler oder KMU in Spanien tätig sind und vom RD 1007/2023, der VeriFactu-Verordnung oder dem „Antifraudgesetz" gehört haben, ohne ganz zu verstehen, was das für Sie bedeutet, dann ist dieser Artikel für Sie. Wir erklären Ihnen — ohne unnötigen Fachjargon — was das Königliche Dekret 1007/2023 vorschreibt, für wen es gilt, ab wann und vor allem welche konkreten Schritte Sie heute unternehmen können, um 2027 ohne Überraschungen zu erreichen.

Was ist das RD 1007/2023 und warum ist es wichtig

Das Königliche Dekret 1007/2023 vom 5. Dezember, veröffentlicht im spanischen Staatsanzeiger (BOE) am 6. Dezember 2023, ist die Verordnung, die Artikel 29.2.j) des Allgemeinen Steuergesetzes entwickelt, eingeführt durch das Gesetz 11/2021 (bekannt als Antifraudgesetz). Im Klartext: Es ist die Verordnung, die festlegt, wie Rechnungssoftwareprogramme funktionieren müssen.

Ihr Ziel ist nicht, Ihnen das Leben schwer zu machen. Ziel ist es, der sogenannten „Doppelnutzungssoftware" ein Ende zu setzen: Programme, die es ermöglichten, zwei Buchhaltungen zu führen, bereits ausgestellte Rechnungen zu ändern oder Datensätze spurlos zu löschen. Die spanische Steuerbehörde (AEAT) schätzt, dass diese Praxis erhebliche Einnahmenverluste verursachte, und die regulatorische Antwort bestand darin, von jedem Rechnungsprogramm (was die Verordnung als Sistema Informático de Facturación oder SIF bezeichnet) zu verlangen, vier nicht verhandelbare Prinzipien zu garantieren: Integrität, Aufbewahrung, Nachvollziehbarkeit und Unveränderlichkeit der Datensätze.

Für Sie als Freiberufler oder KMU lautet die Übersetzung einfach: ab dem für Sie geltenden Datum können Sie keine Rechnungen mehr mit Excel, Word, selbstgemachten Vorlagen oder Programmen erstellen, die nicht an das RD 1007/2023 angepasst sind. Und wenn Sie es tun, sind die Bußgelder fest, nicht abgestuft, und gelten auch dann, wenn überhaupt kein Betrug vorliegt.

Für wen gilt es (und für wen nicht)

Artikel 3 des Königlichen Dekrets 1007/2023 definiert den subjektiven Anwendungsbereich. Die Verordnung gilt für alle natürlichen und juristischen Personen, die wirtschaftliche Tätigkeiten ausüben und Rechnungen über ein Computersystem ausstellen, einschließlich:

• Gesellschaften, die der Körperschaftsteuer unterliegen (S.A., S.L., Genossenschaften usw.).
• Selbständige, die nach der Einkommensteuer für wirtschaftliche Tätigkeiten besteuert werden.
• Einkommenszurechnungseinheiten (Gütergemeinschaften, Personengesellschaften des Zivilrechts).
• Betriebsstätten von Nichtansässigen in Spanien.

Es gibt jedoch wichtige Ausschlüsse, die zu beachten sind:

• Unternehmen unter SII (sofortige Informationsbereitstellung). Wenn Ihr Unternehmen bereits über das SII Rechnungsdaten an die AEAT übermittelt, fallen Sie nicht in den Anwendungsbereich des RD 1007/2023. Es handelt sich um unterschiedliche Systeme, die sich nicht überschneiden.
• Foralgebiete. Das Baskenland hat sein eigenes System (TicketBAI) und Navarra entwickelt eigene Vorschriften.
• Wer nicht über Computersysteme abrechnet. Wenn Sie alle Ihre Rechnungen handschriftlich, auf Papier und ohne Programm ausstellen, fallen Sie technisch nicht in den Anwendungsbereich der Verordnung. Diese Option ist jedoch marginal und wird mit dem parallelen Inkrafttreten der obligatorischen B2B-elektronischen Rechnungsstellung für die meisten Aktivitäten in der Praxis nicht durchführbar sein.

Wenn Sie Zweifel zu Ihrem konkreten Fall haben, ist es ratsam, Ihren Steuerberater zu konsultieren, bevor Sie Entscheidungen treffen.

Konkrete Pflichten

Das RD 1007/2023 verpflichtet Sie ab dem für Sie geltenden Datum, ein SIF zu verwenden, das die Anforderungen der Verordnung erfüllt. In der Praxis bedeutet das:

• Dass das Programm, das Sie zur Rechnungsstellung verwenden, automatisch für jede Rechnung einen strukturierten Rechnungsdatensatz mit allen von der Verordnung geforderten Daten generiert.
• Dass dieser Datensatz mit einem digitalen Fingerabdruck (SHA-256-Hash) geschützt ist, der unentdeckte nachträgliche Änderungen verhindert.
• Dass jeder neue Datensatz mit dem vorherigen verkettet wird und so eine unveränderliche Sequenz bildet.
• Dass jede ausgestellte Rechnung einen steuerlichen QR-Code trägt, der ihre Überprüfung ermöglicht.
• Dass der Softwareanbieter Ihnen eine Verantwortungserklärung ausgehändigt hat, die bescheinigt, dass sein Programm die Verordnung erfüllt.

Es gibt zwei Modalitäten zur Erfüllung: VeriFactu (Sie senden die Datensätze nahezu in Echtzeit an die AEAT) oder No-VeriFactu (Sie bewahren sie lokal mit verstärkten Sicherheitsmaßnahmen auf). Wenn Sie die Unterschiede vertiefen möchten, haben wir einen eigenen Artikel: VeriFactu vs No-VeriFactu: Unterschiede, Fristen 2027 und welchen Modus wählen.

Die 8 Mindestanforderungen an das SIF

Damit ein Rechnungsprogramm als konform mit dem RD 1007/2023 betrachtet wird, muss es die folgenden acht Anforderungen erfüllen (im Wesentlichen in den Artikeln 7 und 8 der Verordnung festgelegt):

1. Integrität — Rechnungsdaten dürfen nach ihrer Erstellung nicht verändert werden, ohne Spuren zu hinterlassen.
2. Aufbewahrung — Datensätze werden für den gesetzlich vorgeschriebenen Zeitraum aufbewahrt (mindestens 4 Jahre nach dem Allgemeinen Steuergesetz).
3. Zugänglichkeit — Die AEAT muss bei Bedarf auf Datensätze zugreifen und diese extrahieren können.
4. Lesbarkeit — Datensätze müssen in elektronischer Form lesbar sein.
5. Nachvollziehbarkeit — Jeder Vorgang muss von seinem Ursprung an nachvollziehbar sein.
6. Unveränderlichkeit — Eine ausgestellte Rechnung kann nicht geändert oder gelöscht werden; Korrekturen erfolgen über Korrekturrechnungen.
7. Verkettung — Jeder Datensatz enthält die ersten 64 Zeichen des Hashes des vorherigen Datensatzes und bildet so eine überprüfbare Kette.
8. Verantwortungserklärung des Herstellers — Dokument des Softwareanbieters, das die Konformität bescheinigt. Ohne dieses Dokument wird das Programm nicht als konform betrachtet.

Hinzu kommt auf der sichtbaren Rechnung der steuerliche QR-Code gemäß ISO/IEC 18004-Norm mit einer Größe zwischen 30 und 40 Millimetern, den der Empfänger scannen kann, um die Rechnung zu überprüfen.

Wenn Sie das ausführliche Detail der Felder wünschen, die jeder Datensatz enthalten muss, schlüsseln wir es in diesem ergänzenden Artikel auf: Vollständige Checkliste: Was eine Rechnung und ein SIF gemäß RD 1007/2023 enthalten müssen.

Anwendungskalender: Schlüsseldaten 2026 und 2027

Dies ist wahrscheinlich der wichtigste Abschnitt für Sie, da er sich im letzten Jahr zweimal geändert hat und viele Online-Inhalte veraltet sind. Die derzeit gültigen Daten (Stand April 2026) nach der letzten Änderung durch das Königliche Dekret-Gesetz 15/2025 vom 2. Dezember (BOE vom 3. Dezember 2025) sind:

Meilenstein	Datum	Status
Veröffentlichung des RD 1007/2023	6. Dezember 2023	✅ In Kraft
Veröffentlichung der Verordnung HAC/1177/2024 (technische Spezifikationen)	28. Oktober 2024	✅ In Kraft
Frist für Softwarehersteller (9 Monate ab der Verordnung)	29. Juli 2025	✅ Erfüllt
Kostenlose AEAT-Anwendung verfügbar	Oktober 2025	✅ Verfügbar
Pflicht für Gesellschaften (Körperschaftsteuer)	1. Januar 2027	🟡 Bevorstehend
Pflicht für Selbständige und übrige Verpflichtete	1. Juli 2027	🟡 Bevorstehend

Mit anderen Worten: Wenn Sie selbständig sind, haben Sie bis zum 1. Juli 2027 Zeit, Ihr Rechnungssystem anzupassen. Wenn Sie eine Gesellschaft sind, ist Ihre Frist der 1. Januar 2027.

Es gibt ein zusätzliches relevantes Detail: Während des Jahres 2026 wird auf der AEAT-Webseite eine Testumgebung aufrechterhalten, in der Verpflichtete ohne Konsequenzen Testdatensätze einreichen können. Es ist der ideale Zeitpunkt, sich in Ruhe anzupassen.

Sanktionsregime: Bußgelder bei Nichteinhaltung

Das Sanktionsregime ist in Artikel 201 bis des Allgemeinen Steuergesetzes festgelegt, eingeführt durch das Gesetz 11/2021. Es unterscheidet zwischen zwei Arten von Verstößen:

Verstoß des Endnutzers (Selbständiger oder KMU): der bloße Besitz eines nicht zertifizierten SIF, wenn es zertifiziert sein müsste, oder die Verwendung eines zertifizierten Systems, das geändert wurde, um Kontrollen zu umgehen. Die Strafe ist eine feste Geldbuße von 50.000 € pro Geschäftsjahr.

Verstoß des Softwareherstellers: Produktion, Herstellung oder Vermarktung von Systemen, die der Verordnung nicht entsprechen. Die Strafe steigt auf 150.000 € pro Geschäftsjahr und pro Softwaretyp, plus 1.000 € pro vermarktetem System ohne Zertifizierung, wenn diese erforderlich ist.

Das heikelste Detail, wie die AEAT selbst in ihren FAQs bestätigt hat, ist, dass die Strafe für den bloßen Besitz oder die Nutzung nicht konformer Software gilt, ohne dass die Steuerprüfung Betrug oder verborgene Einnahmen nachweisen muss. Es genügt, dass das System installiert und betriebsbereit ist. Es gibt eine sinnvolle Ausnahme: Wenn Sie das alte Programm nur zur Einsicht historischer Rechnungen aufbewahren, aber damit nicht abrechnen können, könnte der Verstoß nicht als begangen angesehen werden — immer mit Bewertung des Verhaltens des Verpflichteten.

Die operative Empfehlung ist klar: Wenn Sie Ihr Verpflichtungsdatum erreichen, deinstallieren oder deaktivieren Sie die Rechnungsfunktion jedes alten Programms, exportieren Sie seine Datensätze und bewahren Sie sie als historisches Archiv auf.

So bereiten Sie Ihr Geschäft Schritt für Schritt vor

Dies sind die konkreten Schritte, die Sie ab heute unternehmen können, geordnet vom geringsten zum größten Aufwand:

Schritt 1 — Prüfen Sie Ihre aktuelle Situation. Womit rechnen Sie heute ab? Wenn die Antwort Excel, Word, eine selbstgemachte Vorlage oder ein altes Programm ist, notieren Sie, dass Sie vor Juli 2027 wechseln müssen. Wenn Sie ein kommerzielles Rechnungsprogramm verwenden, gehen Sie zu Schritt 2 über.

Schritt 2 — Fordern Sie die Verantwortungserklärung von Ihrem Anbieter an. Es ist das Schlüsseldokument, Ihr rechtlicher Schutzschild. Jeder seriöse Anbieter von Rechnungssoftware sollte sie innerhalb weniger Tage liefern können. Wenn er Sie hinhält oder nicht weiß, wovon Sie sprechen, erwägen Sie einen Anbieterwechsel; das ist ein Zeichen für Nichteinhaltung.

Schritt 3 — Überprüfen Sie die sichtbaren Elemente auf Ihren Rechnungen. Eine von einem konformen SIF ausgestellte Rechnung muss zusätzlich zu den traditionellen Daten enthalten: einen steuerlichen QR-Code und — wenn Sie im VeriFactu-Modus arbeiten — die Erwähnung „Rechnung überprüfbar im elektronischen Portal der AEAT" oder das Wort „VERI*FACTU".

Schritt 4 — Entscheiden Sie sich für Ihren Modus: VeriFactu oder No-VeriFactu. Es ist keine geringfügige Entscheidung. Der VeriFactu-Modus ist operativ einfacher (Sie senden und vergessen), bedeutet aber sofortige Sichtbarkeit Ihrer Rechnungen für die AEAT. No-VeriFactu erfordert mehr technische Verantwortlichkeiten (Ereignisprotokoll, elektronische Signatur), bewahrt die Daten jedoch lokal auf, bis sie angefordert werden.

Schritt 5 — Wenn Sie selbständig sind und wenige Rechnungen haben, prüfen Sie die kostenlose AEAT-Anwendung. Die Steuerbehörde stellt seit Oktober 2025 eine kostenlose Anwendung zur Ausstellung verordnungskonformer Rechnungen zur Verfügung. Sie ist für geringe Volumina und ohne Integrationsanforderungen funktional.

Schritt 6 — Wenn Sie Integration mit Buchhaltung, Kasse, E-Commerce oder anderen Systemen benötigen, suchen Sie eine professionelle Lösung. Der Markt für angepasste SIFs ist bereits breit und es gibt Lösungen für alle Budgets und Branchen.

Schritt 7 — Nutzen Sie die Testumgebung im Jahr 2026. Konfigurieren Sie Ihr System im Testmodus, stellen Sie einige Rechnungen aus, überprüfen Sie, dass die QR-Codes funktionieren und die Datensätze korrekt erstellt werden. Es ist kostenlos und ohne Konsequenzen.

Schritt 8 — Halten Sie Ihren Steuerberater auf dem Laufenden. Die Einhaltung des RD 1007/2023 hat steuerliche und buchhalterische Auswirkungen. Ihr Berater muss über die von Ihnen verwendete Software und die gewählte Modalität informiert sein.

Häufig gestellte Fragen

Schreibt das RD 1007/2023 die Verwendung elektronischer Rechnungen vor?

Nein. Das RD 1007/2023 regelt die Anforderungen an Rechnungssoftware, nicht das Dokumentformat. Sie können weiterhin Papierrechnungen (mit QR-Code) ausstellen, wenn Ihre Tätigkeit dies zulässt. Die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung ist eine andere Verordnung, die aus dem RD 238/2026 und dem Gesetz Crea y Crece stammt, mit unterschiedlichen Fristen. Es sind zwei Verpflichtungen, die nebeneinander bestehen.

Was, wenn ich unter SII bin?

Wenn Ihr Unternehmen unter SII registriert ist (verpflichtend oder freiwillig), fallen Sie aus dem Anwendungsbereich des RD 1007/2023 heraus. Wenn Sie zu irgendeinem Zeitpunkt aus SII austreten, würde die Verordnung ab diesem Moment für Sie gelten.

Und wenn ich alle meine Rechnungen handschriftlich auf Papier ausstelle?

Technisch gesehen sind Sie, wenn Sie kein Computersystem verwenden, nicht durch das RD 1007/2023 verpflichtet. In der Praxis ist diese Option sehr marginal und wird mit der zukünftigen obligatorischen B2B-elektronischen Rechnungsstellung für die meisten Aktivitäten nicht durchführbar sein.

Können sie mich bestrafen, auch wenn meine Rechnungsstellung korrekt ist?

Ja. Die Strafe nach Artikel 201 bis LGT gilt für den bloßen Besitz nicht konformer Software, wenn diese zertifiziert sein müsste, ohne dass Betrug nachgewiesen werden muss. Deshalb ist es so wichtig, sich vor Ablauf der Frist anzupassen.

Muss ich das Programm wechseln, wenn ich bereits eines verwende?

Es hängt davon ab, ob Ihr aktuelles Programm an das RD 1007/2023 angepasst ist oder nicht. Fordern Sie von Ihrem Anbieter die Verantwortungserklärung an: Wenn er sie hat und sie für Ihre Softwareversion auf dem neuesten Stand ist, müssen Sie nicht wechseln. Wenn er sie nicht hat oder nicht aktualisiert, müssen Sie wechseln.

Was kostet ein angepasstes SIF?

Es gibt kostenlose Optionen (die AEAT-Anwendung, gültig für Selbständige mit geringem Volumen), Optionen ab 5-10 € pro Monat für Selbständige mit mittlerem Volumen und Unternehmenslösungen mit Buchhaltungsintegration und Mehrbenutzerfunktionalität in höheren Bereichen. Wir haben eine vergleichende Analyse: VeriFactu Rechnungssoftware 2027: 21 Programme im Vergleich.

Müssen vereinfachte Rechnungen (Tickets) auch den QR tragen?

Ja. Sowohl vollständige als auch vereinfachte Rechnungen, die über ein SIF ausgestellt werden, müssen den steuerlichen QR-Code enthalten.

Was passiert, wenn mein System ausfällt und ich den QR nicht ausstellen kann?

Die Verordnung sieht die Möglichkeit von technischen Vorfällen vor. In diesem Fall müssen Sie das Ereignis im System registrieren (es ist eine der Anforderungen des Ereignisprotokolls im No-VeriFactu-Modus) und die ausstehenden Rechnungen ausstellen, sobald das System wieder betriebsbereit ist. Die AEAT bestraft keine dokumentierten gelegentlichen Vorfälle; sie bestraft den Besitz nicht konformer Software.

Fazit: 2026 vorbereiten, um 2027 zu erfüllen

Das RD 1007/2023 ist eine der wichtigsten Reformen im Bereich der Rechnungsstellung der letzten Jahre. Für Sie, als Freiberufler oder KMU, sind die Schlüssel drei:

• Sie haben bis zum 1. Juli 2027 Zeit (Gesellschaften bis zum 1. Januar 2027), um ein angepasstes SIF zu haben.
• Die Strafe für Nichteinhaltung beträgt 50.000 € pro Geschäftsjahr, fest und ohne dass Betrug erforderlich ist.
• Die Frist scheint weit, aber 2026 ist das Vorbereitungsjahr: Die Testumgebung ist aktiv, der Markt für angepasste SIFs existiert bereits und die Anbieter haben die Kapazität zu reagieren.

Warten Sie nicht bis Juni 2027, um zu beginnen. In den letzten Monaten vor Inkrafttreten werden die Anbieter überlastet, die Support-Kanäle brechen zusammen und die Preise steigen. Die Kosten für die heutige Vorbereitung sind minimal. Die Kosten dafür, nicht bereit zu sein, betragen 50.000 €.

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Weiterführende Lektüre:

• VeriFactu vs No-VeriFactu: Unterschiede, Fristen 2027 und welchen Modus wählen
• VeriFactu Rechnungssoftware 2027: 21 Programme im Vergleich
• Vollständige Checkliste: Was eine Rechnung und ein SIF gemäß RD 1007/2023 enthalten müssen

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InvoSeal ist ein an das RD 1007/2023 und die Verordnung HAC/1177/2024 angepasstes SIF mit doppelter VeriFactu / No-VeriFactu-Modalität, SHA-256-Hash, Verkettung, steuerlichem QR und Verantwortungserklärung. Wenn Sie 2027 ohne Rückschläge erreichen möchten, konsultieren Sie unsere Dokumentation oder kontaktieren Sie uns.