Betriebsausgaben mindern den Gewinn und damit die Steuerbelastung von Selbständigen und Freiberuflern. Der Grundsatz ist einfach: Alle Aufwendungen, die betrieblich veranlasst sind, sind abzugsfähig. In der Praxis steckt der Teufel im Detail — gemischte Aufwendungen, Bewirtungskosten, Geschenke und Kfz-Kosten unterliegen besonderen Regeln und Abzugsbeschränkungen.
Rechtsgrundlage
Einkommensteuergesetz (EStG)
Betriebsausgaben sind in § 4 Abs. 4 EStG definiert: „Betriebsausgaben sind die Aufwendungen, die durch den Betrieb veranlasst sind." Die Abzugsbeschränkungen finden sich in § 4 Abs. 5 und § 12 EStG. Die Gewinnermittlung erfolgt entweder durch Betriebsvermögensvergleich (§ 4 Abs. 1, § 5 EStG) oder durch Einnahmenüberschussrechnung (§ 4 Abs. 3 EStG).
Definition und Grundprinzip
Betriebliche Veranlassung
Eine Betriebsausgabe liegt vor, wenn ein objektiver wirtschaftlicher Zusammenhang mit dem Betrieb besteht. Entscheidend ist nicht die subjektive Einschätzung des Steuerpflichtigen, sondern der objektive Zusammenhang. Private Aufwendungen (§ 12 Nr. 1 EStG) sind nicht abzugsfähig.
Abgrenzung zu Werbungskosten
Betriebsausgaben betreffen Einkünfte aus Gewerbebetrieb (§ 15 EStG), selbständiger Arbeit (§ 18 EStG) und Land- und Forstwirtschaft (§ 13 EStG). Werbungskosten dagegen betreffen Überschusseinkünfte (Arbeitnehmer, Vermietung, Kapitalerträge). Die Grundprinzipien sind identisch — der Unterschied liegt in der Einkunftsart.
Voll abzugsfähige Betriebsausgaben
Raumkosten
Miete, Nebenkosten, Strom und Heizung für betrieblich genutzte Räume sind in voller Höhe abzugsfähig. Bei einem häuslichen Arbeitszimmer gelten die Sonderregeln des § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 6b und 6c EStG (Homeoffice-Pauschale oder tatsächliche Kosten bei Mittelpunkt der beruflichen Tätigkeit).
Personal
Gehälter, Löhne, Sozialversicherungsbeiträge, Berufsgenossenschaftsbeiträge, Fortbildungskosten für Mitarbeiter und Mini-Job-Pauschalen sind vollständig abzugsfähig. Auch freiwillige Sozialleistungen des Arbeitgebers (z. B. Zuschüsse zur Kinderbetreuung) sind Betriebsausgaben.
Versicherungen
Betriebliche Versicherungen sind voll abzugsfähig:
Material- und Warenkosten
Einkauf von Waren, Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffen, Verpackungsmaterial und Büromaterial sind vollständig absetzbar.
Beratungskosten
Steuerberaterkosten (betrieblicher Anteil), Rechtsanwaltskosten für betriebliche Angelegenheiten, Unternehmensberatung und IT-Beratung sind Betriebsausgaben.
Reisekosten
Fahrtkosten (0,30 Euro pro Kilometer bei Nutzung des eigenen Pkw — ab dem 21. Entfernungskilometer 0,38 Euro), Übernachtungskosten (tatsächliche Kosten), Verpflegungsmehraufwendungen (Pauschalen: 14 Euro bei Abwesenheit über 8 Stunden, 28 Euro bei 24 Stunden Abwesenheit, An- und Abreisetag 14 Euro) und Reisenebenkosten (Parkgebühren, Maut, Gepäckaufbewahrung).
Kommunikation und IT
Telefon, Internet, Softwarelizenzen, Cloud-Dienste, Webhosting und IT-Wartung sind in voller Höhe abzugsfähig, sofern die betriebliche Nutzung gegeben ist. Bei gemischter Nutzung (privat und betrieblich) ist der betriebliche Anteil abzusetzen.
Fortbildung
Kosten für berufliche Fortbildung (Seminare, Kongresse, Fachliteratur, Online-Kurse) sind in voller Höhe abzugsfähig, wenn ein beruflicher Zusammenhang besteht.
Beschränkt abzugsfähige Betriebsausgaben
Bewirtungskosten (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG)
Bewirtungskosten aus geschäftlichem Anlass sind zu 70 % abzugsfähig. Die verbleibenden 30 % sind nicht abzugsfähig.
Voraussetzungen für den Abzug:
Reine Betriebsbewirtung (ausschließlich eigene Arbeitnehmer) ist zu 100 % abzugsfähig.
Geschenke (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 1 EStG)
Geschenke an Geschäftspartner sind nur abzugsfähig, wenn der Wert pro Empfänger und Wirtschaftsjahr 50 Euro nicht übersteigt (Freigrenze — bei Überschreitung entfällt der Abzug vollständig). Der Schenker muss den Empfänger und den Anlass einzeln und getrennt aufzeichnen.
Pauschalversteuerung nach § 37b EStG: Der Schenker kann die Einkommensteuer des Beschenkten pauschal mit 30 % (zuzüglich Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer) übernehmen. Die pauschale Steuer ist Betriebsausgabe.
Verpflegungsmehraufwendungen
Verpflegungsmehraufwendungen bei Geschäftsreisen sind nur in Höhe der gesetzlichen Pauschalen abzugsfähig (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 5 EStG). Tatsächliche Kosten, die über den Pauschalen liegen, sind nicht absetzbar.
Inlandspauschalen 2026:
Für Auslandsreisen gelten länderspezifische Pauschalen, die jährlich vom BMF veröffentlicht werden.
Häusliches Arbeitszimmer (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 6b und 6c EStG)
Die Kosten für ein häusliches Arbeitszimmer sind nur abzugsfähig, wenn das Arbeitszimmer den Mittelpunkt der gesamten betrieblichen und beruflichen Tätigkeit bildet. In diesem Fall sind die tatsächlichen Kosten unbeschränkt abzugsfähig oder alternativ die Jahrespauschale von 1.260 Euro. Für alle anderen Fälle steht die Homeoffice-Pauschale (6 Euro pro Tag, maximal 1.260 Euro pro Jahr) zur Verfügung.
Kfz-Kosten
Betriebliches Fahrzeug
Wird ein Fahrzeug zu mehr als 50 % betrieblich genutzt, gehört es zum notwendigen Betriebsvermögen. Sämtliche Kfz-Kosten (AfA, Versicherung, Steuern, Kraftstoff, Wartung, Reparaturen) sind Betriebsausgaben. Die private Nutzung muss als Entnahme versteuert werden.
Privatnutzung — 1-%-Methode: Monatlich 1 % des inländischen Bruttolistenpreises (einschließlich Sonderausstattung und Umsatzsteuer) als Entnahmewert. Für Elektro- und Hybridfahrzeuge gelten ermäßigte Bemessungsgrundlagen (0,25 % bei reinen Elektrofahrzeugen bis 70.000 Euro Bruttolistenpreis).
Privatnutzung — Fahrtenbuch: Alternativ können die tatsächlichen Kosten der Privatnutzung durch ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch nachgewiesen werden. Das Fahrtenbuch muss zeitnah, lückenlos und in gebundener Form geführt werden. Elektronische Fahrtenbücher werden anerkannt, wenn sie nachträgliche Änderungen dokumentieren.
Privates Fahrzeug
Bei betrieblicher Nutzung eines privaten Fahrzeugs (unter 50 % betriebliche Nutzung) können die Fahrtkosten als Betriebsausgabe geltend gemacht werden:
Leasingfahrzeuge
Leasingraten für betrieblich genutzte Fahrzeuge sind Betriebsausgaben. Die Zurechnung des Leasingobjekts (beim Leasingnehmer oder Leasinggeber) richtet sich nach den Leasingerlassen des BMF.
Abschreibungen (AfA)
Grundsätze
Anlagegüter, die dem Betrieb längerfristig dienen, werden über ihre betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer abgeschrieben (§ 7 EStG). Die Abschreibung ist Betriebsausgabe. Die amtlichen AfA-Tabellen des BMF geben die Nutzungsdauern vor.
Lineare AfA (§ 7 Abs. 1 EStG)
Die lineare AfA verteilt die Anschaffungskosten gleichmäßig auf die Nutzungsdauer. Beispiel: Büromöbel mit Anschaffungskosten von 3.000 Euro und einer Nutzungsdauer von 13 Jahren → jährliche AfA: 230,77 Euro.
Degressive AfA (§ 7 Abs. 2 EStG)
Für bewegliche Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens, die nach dem 30. September 2023 und vor dem 1. Januar 2028 angeschafft oder hergestellt werden, kann eine degressive AfA von bis zu 20 % (höchstens das Zweifache der linearen AfA) in Anspruch genommen werden.
Geringwertige Wirtschaftsgüter (§ 6 Abs. 2 EStG)
Wirtschaftsgüter mit Anschaffungskosten bis 800 Euro (netto) können im Jahr der Anschaffung sofort vollständig abgeschrieben werden (Sofortabschreibung). Alternativ können Wirtschaftsgüter mit Anschaffungskosten zwischen 250 Euro und 1.000 Euro in einen Sammelposten eingestellt und über fünf Jahre abgeschrieben werden.
Sonderabschreibung (§ 7g Abs. 5 EStG)
Kleine und mittlere Betriebe (Gewinn nicht über 200.000 Euro) können im Jahr der Anschaffung und in den vier Folgejahren eine Sonderabschreibung von insgesamt 40 % der Anschaffungskosten vornehmen — zusätzlich zur regulären AfA. Der Investitionsabzugsbetrag (§ 7g Abs. 1 EStG) ermöglicht zudem einen Abzug von bis zu 50 % der voraussichtlichen Anschaffungskosten bereits vor der Anschaffung.
Digitale Wirtschaftsgüter
Computer, Software und Peripheriegeräte können seit dem BMF-Schreiben vom 26. Februar 2021 unabhängig von den Anschaffungskosten sofort vollständig abgeschrieben werden (betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer: 1 Jahr). Dies gilt für Hardware (Computer, Laptops, Tablets, Drucker, Monitore) und Software (Betriebssysteme, Anwendungssoftware).
Nicht abzugsfähige Betriebsausgaben (§ 4 Abs. 5 EStG)
Vollständig nicht abzugsfähig
Bestimmte Aufwendungen sind auch bei betrieblicher Veranlassung vollständig vom Abzug ausgeschlossen:
Gemischte Aufwendungen
Seit der Entscheidung des Großen Senats des BFH (Beschluss vom 21. September 2009, GrS 1/06) sind gemischte Aufwendungen (teilweise betrieblich, teilweise privat veranlasst) aufteilbar, wenn ein objektiver Aufteilungsmaßstab besteht. Der betriebliche Anteil ist als Betriebsausgabe abzugsfähig. Fehlt ein solcher Maßstab, ist der gesamte Aufwand nicht abzugsfähig.
Einnahmenüberschussrechnung (§ 4 Abs. 3 EStG)
Anwendungsbereich
Selbständige und Freiberufler, die nicht zur Buchführung verpflichtet sind, können ihren Gewinn durch Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) ermitteln. Die EÜR stellt auf den Zufluss von Einnahmen und den Abfluss von Ausgaben ab (Zufluss-/Abflussprinzip, § 11 EStG).
Anlage EÜR
Die Einnahmenüberschussrechnung wird in der standardisierten Anlage EÜR zur Einkommensteuererklärung elektronisch an das Finanzamt übermittelt. Die Anlage EÜR gliedert die Betriebsausgaben in vorgegebene Kategorien.
Besonderheiten
Zufluss-/Abflussprinzip: Betriebsausgaben wirken sich in dem Kalenderjahr aus, in dem sie bezahlt werden — nicht in dem Jahr, in dem die Leistung erbracht wird. Ausnahmen bestehen für regelmäßig wiederkehrende Ausgaben (§ 11 Abs. 2 Satz 2 EStG: Ausgaben kurze Zeit vor oder nach dem Jahreswechsel für das wirtschaftlich zugehörige Jahr) und für Anlagegüter (Abschreibung über die Nutzungsdauer).
Nachweispflichten
Belegpflicht
Jede Betriebsausgabe muss durch einen Beleg nachgewiesen werden. Die Aufbewahrungsfrist beträgt grundsätzlich zehn Jahre für Buchungsbelege (§ 147 AO). Bei der EÜR besteht keine formale Buchführungspflicht, aber die Belege müssen geordnet aufbewahrt werden.
Digitale Belege
Die Finanzverwaltung akzeptiert digitale Belege (Scans, elektronische Rechnungen), wenn die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) eingehalten werden.
Häufig gestellte Fragen
Kann ich mein Smartphone als Betriebsausgabe absetzen? Ja, wenn es betrieblich genutzt wird. Bei gemischter Nutzung (privat und betrieblich) ist der betriebliche Anteil abzugsfähig. Die Anschaffungskosten eines Smartphones können als GWG sofort abgeschrieben werden, wenn sie 800 Euro (netto) nicht übersteigen. Bei höheren Anschaffungskosten wird über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer (5 Jahre) abgeschrieben.
Sind Bußgelder absetzbar? Nein. Geldbußen, Ordnungsgelder und Verwarnungsgelder sind nach § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 8 EStG nicht als Betriebsausgaben abzugsfähig — auch nicht, wenn sie im Zusammenhang mit einer betrieblichen Tätigkeit entstanden sind (z. B. Parkknöllchen bei Kundenbesuch).
Wie weise ich die betriebliche Nutzung meines Pkw nach? Entweder durch ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch (zeitnah, lückenlos, gebunden oder manipulationssicher elektronisch) oder — bei Zuordnung zum Betriebsvermögen — durch die 1-%-Methode. Bei Nutzung des Privatfahrzeugs genügt eine plausible Schätzung des betrieblichen Nutzungsanteils, die durch geeignete Aufzeichnungen für einen repräsentativen Zeitraum (mindestens drei Monate) untermauert wird.
Was passiert, wenn ich Belege verloren habe? Fehlende Belege können durch Eigenbelege ersetzt werden, wenn die Betriebsausgabe glaubhaft gemacht werden kann. Der Eigenbeleg muss Datum, Betrag, Empfänger und Grund der Zahlung enthalten. Bei Betriebsprüfungen werden Eigenbelege kritisch geprüft — sie sollten die Ausnahme bleiben.
Kann ich als Freiberufler Fachliteratur unbeschränkt absetzen? Ja. Fachliteratur (Bücher, Zeitschriften, Online-Abonnements) ist in voller Höhe als Betriebsausgabe abzugsfähig, wenn ein beruflicher Zusammenhang besteht. Allgemeinbildende Literatur ist nicht abzugsfähig.
Sind Kosten für berufliche Kleidung absetzbar? Nur typische Berufskleidung (Arztkittel, Sicherheitsschuhe, Uniform) ist absetzbar. Bürgerliche Kleidung — auch wenn sie ausschließlich beruflich getragen wird — ist nach ständiger BFH-Rechtsprechung nicht als Betriebsausgabe abzugsfähig.